Dropbox’un Sahip Olduğu Çok Kullanışlı 23 Özellik

Dropbox, bulut depolama hizmetleri ortasında en dikkat çeken ve en öne çıkanlardan biri. O denli ki hizmetin kullanıcı sayısı 500 milyonun üzerinde. Tıpkı biçimde Dropbox kullanan iş yerlerinin sayısı da 150.000’i aşmış durumda. En çarpıcı ayrıntı ise, bu dataların 2016’ya ilişkin olması. 

Her ne kadar daha aktüel sayılar açıklanmamış olsa da yeni kullanıcı kitlesinin bu sayıların daha üstünde olduğunu varsayım etmek sıkıntı değil. Pekala Dropbox’u bu kadar özel kılan özellikler ne? Bu özelliklere değineceğiz lakin birinci olarak vermemiz gereken bir bilgi var. Hizmet maalesef Türkçe değil, fakat buna karşın uygulama kullanışlı özelliklerini yitirmiyor.

Dropbox bilgisayarda nasıl kullanılır?

• Buraya tıklayarak Dropbox PC yahut MacOS uygulamasını indirin ve kurun
• Windows'ta bildirim çubuğundan MacOS'da Dock simgesinden ya da uygulama menüsünden açın,
• Menüden “Preferences” seçeneğine basın.
• “Open folder in” seçeneğini “Dropbox desktop app”e çevirin.
• Artık uygulama simgesine bastığınız vakit uygulamanın kendisi açılacak.

Hizmeti en tesirli biçimde kullanmak için internet sitesi üzerinden erişim sağlamak gerekiyor. Kimi özellikleri taşınabilir ve bilgisayar uygulamalarından yapmak mümkün değil. Fakat biz özellikleri uygulamaya koymanın en kolay olduğu platformlar üzerinden anlattık.

Dropbox taşınabilir uygulamalarını aşağıdaki butonlardan indirip kullanabilirsiniz:

Dropbox Android indir:

Dropbox iOS indir:

Dropbox’un sahip olduğu işe fayda özellikler (Özet liste):

• Depolama alanını fiyatsız arttırma,
• Silinmiş evrakları geri getirme,
• Belgeleri kalıcı olarak silme,
• Dropbox’ta bulunan klasörleri aygıttan silme,
• Depolama alanını gereğinden fazla kullanan uygulamaların ilişkisini kesme,
• Evrakları çevrimdışıyken kullanılabilir hâle getirme,
• Paylaşılan belgelere yorum ekleme,
• Ekran manzaralarını süratlice paylaşma,
• Öbür kullanıcılardan evrak isteğinde bulunma,
• Toplumsal medyada paylaşım yapma,
• Evrakları dijital platforma geçirme,
• Dropbox ile evrakları önizleme,
• Microsoft Office belgelerini düzenleme,
• Dropbox ile ses kaydetme (iOS),
• Dropbox Paper ile not alma,
• Belgeleri senkronize etmek için LAN teması kullanma,
• Belgelerin eski sürümlerine ulaşma,
• Uzaktan denetim ile aygıtlardan çıkış yapma,
• Dropbox’un taşınabilir uygulamasına şifre koyma,
• Çok faktörlü kimlik doğrulamasını açma,
• Yeni sürümlerin beta testlerine kayıt olma,
• Mühleti dolan belge paylaşma uzantıları oluşturma,
• Oluşturduğunuz belge isteklerine bitiş vakti ekleme.

Depolama idaresi özellikleri:

Depolama alanını fiyatsız artırma:

• Başlangıç rehberini tamamlayın.
• Bilgisayar uygulamasını yükleyin.
• Telefon uygulamasını yükleyin.
• Dropbox klasörünüze evrak ekleyin.
• Bir klasörü paylaşıma açın.

Dropbox kullanmaya başlar başlamaz yapmanız gereken şey fiyatsız üyelikle verilen depolama alanını arttırmak. Böylelikle birkaç kolay adımla birlikte Dropbox’un sunduğu hizmetlerden daha verimli formda faydalanabilirsiniz.  Üstte bulunan süreçleri yaptığınız takdirde Dropbox üzerinde kullanabileceğiniz 250 MB fiyatsız depolama hakkına erişiyorsunuz.

Asıl armağan ise arkadaşlarınızı davet ettiğiniz vakit veriliyor. Sizin davetiniz üzerine Dropbox kullanmaya başlayan her bir arkadaşınız için hem siz, hem de arkadaşınız 500 MB fiyatsız depolama hakkına erişiyor.

Silinmiş belgeleri geri getirme:

• Dropbox’un internet sitesine giriş yapın.
• Sol tarafta bulunan “Files” sekmesine basın.
• Açılan sayfanın sol tarafındaki “Deleted Files”a tıklayın.
• Belgenin yanında bulunan kutucuğa tik atın.
• Sağ tarafta bulunan “Restore” tuşuna basın.
• Açılan pencereden tekrar “Restore” tuşuna tıklayın.

Dropbox bir bulut depolama sistemi olduğu için belgeleri hafızasında tutma konusunda hayli âlâ bir iş çıkarıyor. Kaza ile sildiğiniz uygulamalar da bu yüzden muhakkak bir müddetliğine silinmiş belgeler klasöründe tutuluyor. Böylece bir belgeyi sildiğiniz vakit sonsuza kadar kaybetmiş olmuyorsunuz.

Belgeleri kalıcı olarak silme:

• Dropbox internet sitesine giriş yapın.
• “Files>Deleted Files” yolunu izleyin.
• Kalıcı olarak silmek istediğiniz evrakın yanındaki kutucuğa tik atın.
• “Permanently delete”e bastıktan sonra yine “Permanently delete”e basın.

Bir evvelki unsurda belirttiğimiz üzere, Dropbox bir belgeyi sildiğiniz vakit bir müddet hafızasında tutuyor. Yani bir evraktan külliyen kurtulmak istiyorsanız, kalıcı olarak silme süreçlerini de yapmanız gerekiyor. Bu ortada aklınızda bulunsun, “Deleted files” klasöründe bulunan belgeler Dropbox depolama kotanızı doldurmuyor.

Dropbox’ta bulunan klasörleri aygıttan silme:

• Bilgisayar uygulamasının sol üstünde bulunan üç çizgiye basın.
• “File>Preferences>Sync” yolunu izleyin.
• “Selective Sync” butonuna basın.
• Bilgisayardan kaldırmak istediğiniz klasörlerin tikini kaldırın.

Dropbox’a yedeklenen klasörler otomatik olarak bilgisayarla eşleştiriliyor. Şayet servis üzerinde sakladığınız her klasörün bilgisayarınızda da yer kaplamasını istemiyorsanız, “Selective Sync” özelliğini kullanmanız gerekiyor. Bu formda Dropbox’ta bulunan klasörlerden hangilerinin bilgisayarınızda da bulunmasını istediğinizi seçebilirsiniz.

Depolama alanını gereğinden fazla kullanan uygulamaların kontağını kesme:

• Dropbox internet sitesine giriş yapın.
• Profil fotoğrafınıza tıklayın.
• “Settings”e basın.
• “Connected apps” sekmesine geçin.
• “Apps with access to your Dropbox” seçeneğini görene kadar aşağı inin.
• Kontağını kesmek istediğiniz uygulamanın yanında bulunan “X” tuşuna basın.

Bir uygulamayı Dropbox ile eşitlemek belgeleri kaybetmemek için epeyce tesirli bir usul. Fakat birtakım uygulamalar işin dozunu kaçırıp depolama alanını süratlice doldurabiliyor. Bu türlü bir durumda uygulamanın Dropbox ile temasını keserek, yedekleme sürecinin otomatik olarak yapılmasına mani olabilirsiniz. Bu ortada üçüncü parti uygulamaları Dropbox ile eşitlemek için evvel uygulamanın buna müsaade veriyor olması lazım.

Belgeleri çevrimdışıyken ulaşılabilir hâle getirme:

Bilgisayarlarda:

• Dropbox internet sitesine girin.
• Fare imlecini çevrimdışıyken kullanmak istediğiniz belgenin üstüne getirin.
• Evrakın yanında çıkan “yıldız” simgesine tıklayın.

Taşınabilir aygıtlarda:

• Dropbox uygulamasına girin.
• Çevrimdışıyken kullanmak istediğiniz belgenin yanında bulunan “üç nokta”ya basın.
• Açılan menüde “Star” seçeneğine tıklayın.

Kullandığınız aygıt internete bağlı değilken Dropbox üzerinde bulunan evrakları kullanmanız mümkün. Fakat birinci olarak hangi belgeleri kullanmak istediğinizi seçmeniz gerek. Öbür bir deyişle o belgeleri “favorilere eklemeniz” gerekiyor.

Belge paylaşım özellikleri:

Paylaşılan belgelere yorum ekleme:

• Yorum eklemek istediğiniz belgeyi açın.
• Açılan sayfada bulunan metin kutucuğuna yorumunuzu yazın.
• Yazının altında çıkan “Post” tuşuna basın.

Dropbox üzerinde paylaştığınız belgelere yorum eklemek epey kullanışlı bir sistem. Örneğin bir arkadaşınızın görmesini istediğiniz bir evrak paylaştınız. Belgeye bir yorum ekleyerek “@” simgesiyle arkadaşınızı etiketleyebilir, ona bir bildirim gitmesini sağlayabilirsiniz.

Ekran manzaralarını süratlice paylaşma:

• Dropbox’un bilgisayar uygulamasını açın.
• “File>Preferences>Import” yolunu izleyin.
• “Share screenshots using Dropbox” seçeneğini tikleyin.

Üstteki süreçleri yaptıktan sonra ekran imgelerini otomatik olarak paylaşmanın iki farklı yolu var. Bir tanesi sadece klavyenizde bulunan “PRINT SCREEN” tuşuna basmak. Böylelikle ekran imajı Dropbox’ta bulunan “Screenshots” klasörüne gidecek. “CTRL + PRINT SCREEN” kısayolunu kullanırsanız hem ekran imajı “Screenshots” klasörüne gönderiliyor hem de manzarayı paylaşma linki otomatik olarak panoya kopyalanıyor.

Başka kullanıcılardan evrak isteğinde bulunma:

• Dropbox internet sitesine giriş yapın.
• “Files>File requests” yolunu izleyin.
• “Create a file request” tuşuna basın.
• “What are you requesting?” kısmına belgelerin toplanmasını istediğiniz klasör ismini yazın.
• “Next”e tıklayın.

Bu basamakta belge istemek için izleyebileceğiniz iki farklı metot var. Dilerseniz “Copy link” tuşuna basıp istediğiniz bireylere bu linki yollayabilir, dilerseniz de bu ekranda e-posta adresleri girerek o şahıslara e-posta yollayabilirsiniz. Sonra “Done” tuşuna basarak süreci tamamlayabilirsiniz. İstekte bulunduğunuz kullanıcılar ekleme yaptığı vakit size bir bildirim yollanacak.

Toplumsal medyada paylaşım yapma:

• Dropbox uygulamasına girin.
• Paylaşmak istediğiniz görseli açın.
• Sağ üstte bulunan üç noktaya tıklayın.
• “Export” seçeneğine basın.
• Açılan menüde paylaşım yapmak istediğiniz uygulamayı seçin.

Dropbox eski fotoğraf ve görüntü belgeleri için çok kullanışlı bir yedekleme alanı. Hal bu türlü olunca bazen eski vakitlere seyahate çıkılabiliyor. Bu seyahat sırasında gördüğünüz medya belgelerini toplumsal medya platformlarında paylaşmak isterseniz, aygıtınıza indirmeye gerek kalmadan direkt olarak Dropbox üzerinden yapabilirsiniz.

Dropbox doküman idaresi özellikleri:

Dokümanları dijital platforma geçirme:

• Sol üstte bulunan “üç çizgiye” tıklayın.
• “Files” sekmesine girin.
• Sağ altta bulunan “+” simgesine basın.
• “Scan Document” seçeneğine dokunun.

Bilhassa iş ve okul hayatında fizikî dokümanları sıkça sanal ortama aktarmamız gerekebiliyor. Birtakım akıllı telefonların kamera uygulamasında bu özellik bulunuyor fakat Dropbox içinden yaparak direkt olarak paylaşmak daha pratik bir prosedür olduğu için listemize ekledik.

Dropbox ile belgeleri önizleme:

• Önizleme yapmak istediğiniz evrakın ismine basın.
• Büyütmek için sağ üst tarafta bulunan ok tuşunu kullanabilirsiniz.

Dropbox diğer uygulamalara gereksinim duyulmaması için belge uzantılarını çalıştırma konusunda epey geniş bir yelpazeye sahip. Hem taşınabilir, hem bilgisayar uygulaması hem de internet sitesi üzerinden hesabınızda bulunan evrakları önizleyebilirsiniz.

Microsoft Office belgelerini düzenleme:

• Düzenlemek istediğiniz evrakın üstüne basın.
• Kalem ve kağıt simgesine tıklayın.
• Belgeyi düzenleyerek Dropbox’a kaydedin.

Dropbox, kullanıcıların uygulamadan çıkış yapmadan istedikleri süreçleri yapabilmesi için Microsoft Office programlarıyla birlikte çalışabilen bir sisteme sahip. Lakin bu süreçle ilgili aklınızda bulunması gereken bir şey var. Düzenleme yapmak istediğiniz aygıtta belgeyi açmak için uygun Office programının yüklü olması gerekiyor.

Dropbox ile ses kaydetme: (iOS)

• Dropbox taşınabilir uygulamasını açın.
• Ekranın altında bulunan “+” simgesine tıklayın.
• “Record Audio” tuşuna basın.

Akıllı telefonların hepsinde ses kaydetmek için önyüklü olarak gelen uygulamalar var. Fakat bu uygulamalarla yapılan kayıtlar hem kaybedilebilir oluyor hem de telefonun kendi hafızasında yer kaplıyor. Ses kayıtlarını Dropbox üzerinden yaparak hem kalıcı hem de telefonunuzu doldurmayan evraklar oluşturabilirsiniz.

Dropbox Paper ile not alma:

• Dropbox internet sitesine ya da taşınabilir uygulamasına girin.
• Sol tarafta bulunan “Paper” tuşuna basın.
• “Create Paper doc” tuşuna tıklayın.

Taşınabilir aygıtlar sık sık not almak için kullanılıyor. Bunu telefonun kendi hafızasında tutmak yerine bulut üzerinden yaparak notlarınızı kaybetme ihtimalini en aza indirgeyebilirsiniz. Taşınabilir aygıtlarda Dropbox Paper’ı kullanmak için evvel uygulamasını indirmek gerekiyor. Uygulama içinden ilgili kısma gittiğiniz vakit Dropbox Paper’ın indirme sayfasına otomatik olarak yönlendiriliyorsunuz.

Evrak senkronizasyonu özellikleri:

Belgeleri senkronize etmek için LAN ilişkisi kullanma:

• Dropbox bilgisayar uygulamasına girin.
• “File>Preferences>Bandwidth” yolunu izleyin.
• “Enable LAN sync” seçeneğinin yanındaki kutucuğa tik atın.

Senkronizasyon özelliğini birden fazla bilgisayarda kullanıyorsanız paylaşılan evraklardan birinde yaptığınız değişiklikler her bilgisayarda tesirli olur. Dropbox bunu yapmak için her bilgisayardan kendi sunucularına bağlanır. Fakat kullandığınız bilgisayarlar tıpkı ağ üzerindeyse kendi sunucularına bağlanmadan evvel mahallî ağ üzerindeki bilgisayarları tarayarak “LAN sync” özelliğini devreye sokar.

Evrakların eski sürümlerine ulaşma:

• Eski bir sürümüne ulaşmak istediğiniz belgeyi bulun.
• Evrakın sağında bulunan yatay “üç noktaya” basın.
• Açılan menüde “Version history” seçeneğine tıklayın.

Dropbox bulut sisteminin nimetlerinden faydalanma işini hakikaten yeterli yapan bir yazılım. O denli ki sistemli olarak değiştirilmiş belgelerin tüm sürümlerini bulutta saklıyor. Kullanıcıya muhtaçlığı olduğu vakit erişme imkânı tanıyor. Bu bilhassa birlikte kazara kaydettiğiniz bir belgeyi eski hâline basitçe çevirebilirsiniz.

Güvenlik ve zımnilik özellikleri:

Uzaktan denetim ile aygıtlardan çıkış yapma:

• Dropbox internet sitesine gidin.
• Sağ üst tarafta bulunan profil fotoğrafınıza tıklayın.
• “Settings” tuşuna basın.
• Üstte bulunan “Security” sekmesine girin.
• “Devices” kısmında hesabınızın faal olduğu aygıtlar görünecek.
• Dilediğiniz aygıtın yanında bulunan “X” tuşuna basın.

Dropbox hesabınıza çok sayıda aygıttan giriş yapıyorsanız, bilhassa de otomatik giriş özelliğini açıyorsanız hesabınızın hangi aygıtlarda faal olduğunu sistemli aralıklarla denetim etmenizde yarar var. Burada bilmediğiniz bir aygıt görürseniz hesabınızı inanca almanız çok kolay. Daha ileri seviye müdafaalar için neler yapabileceğinizi de aşağıda anlattık.

Dropbox’un taşınabilir uygulamasına şifre koyma:

Android:

• Dropbox uygulamasına girin.
• Menü tuşuna basın.
• “Advanced features” sekmesine girin.
• “Configure Passcode” seçeneğine tıklayın.
• “Turn passcode on” tuşuna dokunun.
• Şifrenizi girin ve doğrulayın.

iPhone:

• Dropbox uygulamasına girin.
• “Passcode Lock” seçeneğine tıklayın.
• “Turn Passcode On” tuşuna basın.
• Şifrenizi girin ve doğrulayın.

Dropbox’ın taşınabilir uygulamasını kullanıyorsanız telefonunuzun şifresinin kırılması durumunda bile uygulamaya girişi engellemek için şifre koyabilirsiniz. Evrak güvenliği muhakkak hafife alınacak bir şey değil. O yüzden güvenliğinizi sağlamak için alabildiğiniz tüm tedbirleri almanızda yarar var.

Çok faktörlü kimlik doğrulamasını açma:

• Dropbox internet sitesine girin.
• Profil fotoğrafınıza tıklayın.
• “Settings” seçeneğine basın.
• Sekmeler ortasından “Security” yazana girin.
• “Two-step verification” seçeneğini etkin hâle getirin.
• Çıkan doğrulama ekranında hesap şifrenizi girin.
• Güvenlik kodunu nasıl almak istediğinizi seçin. (SMS ya da taşınabilir uygulama üzerinden)
• İstenilen bilgileri girin.
• Gönderilen güvenlik kodunu ilgili kutucuğa girin.

Çok faktörlü ya da iki adımlı kimlik doğrulaması bir çok çevrimiçi hizmet tarafından kullanılan bir formül. Bu özellik sayesinde hesabınıza yeni bir aygıttan erişeceğiniz vakit sizin telefonunuza gönderilen 6 haneli güvenlik kodunu girerek aygıtın sizin tarafınızdan kullanıldığını doğrulamanız gerekiyor. Aksi takdirde hesabınıza o aygıt üzerinden giriş yapılamıyor.

Yeni sürümlerin beta testlerine kayıt olma:

• Dropbox internet sitesine girin.
• Profil fotoğrafınıza tıklayın.
• “Settings” tuşuna basın.
• “Early releases” seçeneğini etkin hâle getirin.

Dropbox tertipli olarak sistemine yeni ve deneysel özellikler ekleyen bir hizmet. Beta testlerine kayıt olarak tüm bu yeniliklere birinci ulaşanlardan olabilirsiniz. Natürel aklınızda bulunsun, eklenen her özellik olması gerektiği üzere çalışmayabiliyor. Esasen beta testlerinin gayesi da yeni özelliklerin sıkıntısız bir formda çalışması için kullanıcılardan alınan geri bildirimlere kulak vermek.

Fiyatlı hesapların kullanabildiği özellikler:

Mühleti dolan belge paylaşma uzantıları oluşturma:

• Dropbox internet sitesine girin.
• “Files” tuşuna basın.
• Paylaşmak istediğiniz evrakın yanındaki “Share” seçeneğine basın.
• “Create Link” tuşuna basın.
• “Link Settings”e tıklayın.
• “Expiration” tuşunu etkin hâle getirin.
• Uzantı müddetinin ne vakit dolmasını istediğinizi ayarlayın.
• “Save” tuşuna basarak pencereyi kapatın.

Dropbox üzerinden istediğiniz belgeyi paylaşabilmek hayli kullanışlı bir özelliik. Fakat evraklarınızın daima olarak paylaşımda kalmasını istemiyor olabilirsiniz. Bunun için sadece fiyatlı üyelikler tarafından oluşturulabilen vakitli uzantılar özelliğini kullanabilirsiniz.

Oluşturduğunuz evrak isteklerine bitiş vakti ekleme:

• Dropbox internet sitesine giriş yapın.
• “Files>File requests” yolunu izleyin.
• “Create a file request” tuşuna basın.
• “Title” kısmına ne tıpta evraklar istediğinizi yazın.
• “Folder” kısmında istediğiniz belgelerin hangi klasörde toplanacağını seçin.
• “Next”e tıklayın.

Üstte da anlattığımız dosta isteği oluşturma süreciyle tıpkı adımları uygulayarak, “Create request” sayfasında bulunan  “Set expiration” seçeneğine bastığınız takdirde evrak isteğinize dilediğiniz bir bitiş tarihi ekleyebilirsiniz. Şayet sonlu bir müddetliğine istekte bulunacaksanız kullanışlı bir özellik.

Dropbox fiyatlı üyelik fiyatları:

Dropbox’un dört farklı fiyatlı üyelik planı bulunuyor. Üyelik cinsleri ikiye ayrılıyor. Bir tanesi şahsî kullanım, bir tanesi de takımlar tarafından kullanım için. Ferdî kullanım için olan üyeliklerden bir tanesi Plus, başkası ise Professional ismine sahip. Takım kullanımı için alınan üyeliklere verilen isim ise Standard ve Advanced. Fiyatlar şu halde:

• 2 TB depolama hakkı veren Plus aylık 9,99 dolar (60 TL)
• 3 TB depolama hakkı veren Professional aylık 16,58 dolar (100 TL)
• 5 TB depolama hakkı veren Standard aylık kullanıcı başına 12,50 dolar (75 TL)
• Sınırsız depolama hakkı veren Advanced aylık kullanıcı başına 20 dolar (120 TL)

En çok kullanılan bulut depolama sistemlerinden biri olan Dropbox’un birbirinden kullanışlı 23 özelliğine baktığımız yazımızın sonuna geldik. Şayet sizin de bildiğiniz Dropbox özellikleri varsa, bunları yorumlar kısmında paylaşabilirsiniz.